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Datenschutzinformation der Tennisabteilung des SV Schwaig

 

Version 1.0 vom 22.05.2018

Datenschutzinformation

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb der Tennisabteilung des SV Schwaig (nachfolgend kurz Tennisabteilung) auf, inklusive unseres Internetauftritts und der mit ihm verbundenen Webseite, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. des Hauptvereins SV Schwaig.

Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

 

Verantwortlich für den Datenschutz

SV Schwaig e. V., Tennisabteilung
Dr. Manfred Greubel, Abteilungsleiter
Mittelbügweg 11
90571 Schwaig
Deutschland

Mail: vorstand@sv-schwaig-tennis.de
Impressum: https://www.sv-schwaig-tennis.de/impressum

Die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)

Die Regelungen gelten nicht nur für „Unternehmen“ (Art. 4 Nr. 18 DS-GVO), sondern für alle natürlichen und juristischen Personen – auch für Vereine.

Welche Daten müssen geschützt werden?

Der Datenschutz betrifft personenbezogene Daten. Das sind alle Einzelangaben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse. In Vereinen betrifft das vor allem Mitglieder, daneben aber auch Spender, ehrenamtliche Mitarbeiter, Trainer usf.
Typischerweise erhoben werden Name und Anschrift, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Bankverbindung und ähnliches. All das sind personenbezogene Daten. Die Art der Erfassung (digital oder auf Papier) spielt keine Rolle.

Der Datenschutz bezieht sich auf das Erheben, Verarbeiten (Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen) und Nutzen (jede Verwendung) von Daten.


Erlaubnis

In vielen Fällen müssen die Betroffenen die Erlaubnis zum Erheben, Verarbeiten und Nutzen der Daten geben. Das ist nicht erforderlich, wenn Daten im Rahmen einer vertraglichen Beziehung erhoben werden müssen. Bei Vereinen ist diese vertragliche Beziehung die Mitgliedschaft. Die für die Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten dürfen also in jeden Fall verwendet werden.

Das gleiche gilt, wenn die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Das gilt z.B. für Spender. Hier müssen die Spendenbescheinigungen mit ihren Daten 10 Jahre aufbewahrt werden.

Zuständigkeit

Zuständig für den zum Schutz personenbezogener Daten ist der Abteilungsleiter der Tennisabteilung.
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten entfällt, da weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind

Die Personen, die mit der Datenverarbeitung befasst sind, sind auf das Datengeheimnis verpflichtet worden.


Umgang mit personenbezogenen Daten

Die Tennisabteilung darf die von ihr gesammelten Daten nur im Rahmen der EU-DSGVO oder des BDSG oder einer anderen Rechtsvorschrift nutzen. Die Datenschutzbestimmungen können nicht per Satzung eingeschränkt werden.

Das Erheben, Speichern, Ändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung ist nur zulässig, wenn dies für die Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich ist. Das gilt insbesondere für Anschrift, Kommunikations- und Bankdaten der Mitglieder.

Nach Art.13 – DSGVO bzw. § 4 Abs. 3 BDSG muss der Betroffene über die folgende Umstände informiert werden:

  • die Identität der verantwortlichen Stelle
  • die Zweckbestimmungen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung
  • über die Empfänger, soweit die Daten weitergeleitet werden und er nicht mit einer Übermittlung zu rechnen hatte.

Die Tennisabteilung informiert Sie beim Vereinsbeitritt mit einer entsprechenden Einverständniserklärung.

Übermittlung von Daten

Teilweise wird die Tennisabteilung Daten von Mitgliedern weitergeben. Dies ist zulässig bei:

  • Weitergabe an andere Mitglieder: nur im Sonderfall, z. B. Minderheitenbegehren nach § 37 BGB
  • Weitergabe an Verbände: im Rahmen der Vereinstätigkeit der Tennisabteilung, z.B. Wettkampfmeldungen
  • Veröffentlichung von Daten: Die Veröffentlichung (Mitteilungsblatt, Newsletter, Schwarzes Brett) im Rahmen des Vereinszwecks, z.B. bei Mannschaftsaufstellungen oder Spielergebissen.
    Nicht zulässig ist die Veröffentlichung der Namen in Fällen mit „ehrenrührigem“ Inhalt wie Hausverboten, Vereinsstrafen oder Spielersperren
  • Veröffentlichung im Internet: die Veröffentlichung personenbezogener Daten durch die Tennisabteilung im Internet ist grundsätzlich unzulässig, wenn sich der Betroffene nicht ausdrücklich damit einverstanden erklärt hat.
    Informationen über Mitglieder der Tennisabteilung im Rahmen der sportlichen Berichterstattung, z. B. Spielergebnisse und persönliche Leistungen, Mannschaftsaufstellungen, Ranglisten usw. oder Dritte, z. B. Ergebnisse externer Teilnehmer, Gegner, werden auch ohne Einwilligung kurzzeitig ins Internet gestellt , wenn die Betroffenen darüber informiert sind
  • Persönliche Nachrichten, wie z. B. zu Spenden, Geburtstagen und Jubiläen. Das Mitglied kann dem aber widersprechen
  • Die Weitergabe zu Werbezwecken (etwa an Sponsoren) darf nur mit Zustimmung des jeweiligen Mitglieds erfolgen

Widerspruchs- und Auskunftsrecht

Grundsätzlich darf die Tennisabteilung keine personenbezogenen Daten erheben, speichern oder weitergeben, wenn sie nicht über eine Einwilligung verfügt oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Diese Einwilligung kann die betroffene Person jederzeit und ohne Begründung widerrufen. Es können aber in diesem Fall andere Erlaubnistatbestände vorliegen.

Zentraler Punkt des Datenschutzes ist zudem das Recht des Betroffenen auf Auskunft. Die Tennisabteilung informiert Sie darüber, in welchem Umfang Daten von Ihnen gespeichert sind. Dieses Auskunftsrecht ist in Artikel 15 der DS-GVO zweistufig ausgestaltet. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob überhaupt Daten von ihm verarbeitet werden und ggf. hat die Person ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten.

Hier besteht auch das Recht auf unentgeltliche Überlassung einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Wenn das Mitglied feststellt, dass die gespeicherten Daten nicht korrekt sind, hat es ein Recht auf Berichtigung.

Die Mitglieder haben in den folgenden Fällen ein Recht auf Vergessen (d.h. die Löschung der Daten):

  • Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig
  • Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung
  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet

Eine weiteres Recht der Mitglieder und betroffenen Personen und damit eine Verpflichtung für die Tennisabteilung besteht in der Benachrichtigungspflicht bei der Verletzung datenschutz-rechtlicher Aufgaben. Die Tennisabteilung nutzt dazu das Onlineformular „Meldung einer Datenpanne“ des Bayerischen Landesamts für Datenschutz https://www.lda.bayern.de/de/datenpanne.html. Diese Verpflichtung besteht nur dann nicht, wenn der Verein im Vorfeld die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen hat.

Datenübertragbarkeit

Die Tennisabteilung unterstützt das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Die betroffene Person hat danach das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verein bereitgestellt hat, in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet, dass diese Daten beispielsweise einem anderen Verein übermittelt werden, sofern die Übermittlung auf sichere Weise, z. B. Verschlüsselung, erfolgen kann.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Die DS-GVO verlangt in Art. 30, dass ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden muss. Das gilt auch für die Tennisabteilung, da die Datenverarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt (Art. 30 Abs. 5 DS-GVO). Es muss folgende Punkte umfassen:

  • Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen
  • Ansprechpartner
  • Verarbeitungstätigkeiten
  • Beschreibung der Kategorien der betroffenen Personen und der Kategorien personenbezogener Daten
  • Beschreibung der Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden
  • Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Die Tennisabteilung hat dieses Verzeichnis erstellt.

Auftragsverarbeitung

Mit externe Dienstleistern die mit der Tennisabteilung zusammenarbeiten, gemäß DS-GVO „Auftragsverarbeiter“ werden Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen.

Die Tennisabteilung beachtet hierbei folgende Punkte:

  • eine sorgfältige Auswahl des Dienstleiters („Auftragverarbeiters“)
  • In eine entsprechende vertragliche Vereinbarung sollten Regelungen zum Datenschutz aufgenommen werden.
  • Kontrolle: Der Auftragsverarbeiter sollte seine Datenschutzmaßnahmen (am besten vertraglich) darstellen.
  • Beendigung des Vertrages: muss überprüft werden, das Unterlagen zurückgegeben werden und ggf. Löschungen vorzunehmen sind

Für weiterreichende Informationen

rund um den Datenschutz und die europäische Datenschutz Grundverordnung (EU-DS-GVO) empfehlen wir die Seite des für uns zuständigen Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht